Télécharger le fichier PDF des Conditions Générales de Réservation et d'Annulation
Glossaire de quelques abréviations utilisées :
- QF : Quotient Familial
- RFR : Revenu Fiscal de Référence
- SAP : Secrétariat Administratif Permanent
Qui sont les bénéficiaires des prestations ?
L’ouvrant droit (OD) ouvre le droit aux subventions ADAS-INRAE pour lui-même et ses ayants droit. Il existe 4 catégories d’ouvrant-droit :
- Les Sociétaires : tout le personnel en activité rémunéré par INRAE (titulaire ou contractuel), les retraités d’INRAE, de l’Inra, du Cemagref et de l’Irstea, le personnel de l’association, les veufs/veuves de sociétaires en activité ou retraités.
- Les Associés conventionnés : les salariés des établissements qui ont signé une convention nationale avec l’ADAS-INRAE. (Liste des associés conventionnés en 2022)
- Les Associés : les personnels en activité des établissements en relation avec INRAE ou subventionnés par l’institut et travaillant sur l’un de ses sites.
- Les Extérieurs
L’ayant droit (AD) bénéficie des subventions ADAS-INRAE ouvertes par l’OD :
- Le conjoint marié ou pacsé de l’ouvrant droit,
- Le concubin inscrit sur l’avis d’imposition ou habitant à la même adresse que l’ouvrant droit,
- Les enfants à charge fiscale figurant sur l’avis d’imposition de l’ouvrant droit ou de son conjoint / concubin,
- Les enfants de - 18 ansde l’ouvrant droit non fiscalement à charge,
- Toute personne à charge fiscale figurant sur l’avis d’imposition de l’ouvrant droit ou de son conjoint / concubin.
Pour bénéficier des prestations, vous devez être à jour de votre cotisation.
Nouveauté : Vous partez en vacances avec des proches, des amis : il n'est plus nécessaire de les inscrire en tant qu'extérieur. Par contre, une contribution de 10 € par invité (de plus de 3 ans), sera automatiquement rajoutée sur la facture (seules les personnes inscrites sur les factures et les bons de séjour sont acceptées dans les résidences/campings).
Pour plus d’information, consultez le passeport de l’adassien
Comment constituer votre dossier d’inscription / votre dossier de subvention ?
Pour les sociétaires et associés conventionnés :
- Mettre à jour sa fiche personnelle chaque année sur https://adasservices.inra.fr, être à jour de sa cotisation et déposer les documents suivants :
- Un bulletin de salaire INRAE ou ADAS récent ou un titre de pension, pour les retraités
- Un contrat de travail pour les personnels contractuels rémunérés par INRAE. La date de fin de contrat doit être postérieure à la date de fin du séjour demandé
- Tout autre formulaire jugé utile :
- Une carte d’invalidité, attestation MDPH ou certificat RQTH pour les personnes en situation de handicap,
- …
- Déclarer ses revenus sur l’espace https://adasservices.inra.fr en fournissant les pièces justificatives suivantes :
- L’avis d’imposition N-1 sur les revenus N-2 (photocopie de toutes les pages) ou toute autre déclaration de revenus étrangers de l’OD et de son conjoint AD en cas de vie maritale.
- Le formulaire de calcul de QF () de l’année.
Pour les séjours de l'année 2023, fournir l'avis d'imposition 2022 sur les revenus de 2021
- Pour des réservations de vacances ou de colonies, envoyer par mail le formulaire ADAS-2 de demande d’inscription (en faisant figurer vos différents choix de séjours par ordre de préférence) aux adresses suivantes
Comment est calculé le quotient familial ?
Pour les sociétaires et associés conventionnés, la subvention accordée est déterminée à partir du quotient familial (QF). La subvention est au minimum de 10 % et au maximum de 70%. Attention, il n’y a pas de subvention pour un adassien ne souhaitant pas communiquer son RFR.
Le quotient familial est calculé à partir du Revenu Fiscal de Référence (RFR) sur les revenus N-2)
QF = RFR / Nombre de Parts ADAS-INRAE / 12
Pour plus d’informations sur les parts, consultez le passeport de l’adassien
Comment estimer le montant de votre participation et de votre subvention ?
Vous pouvez estimer le montant de votre participation sur le simulateur de subvention en ligne sur le site ADAS-INRAE : https://www6.inrae.fr/adas/Services-aux-adassiens/Formulaires-Simulateurs-Calculs-QF
Comment sont traités et sélectionnés les dossiers Vacances / Colonies / BAFA ?
Vacances hiver | Les demandes doivent IMPERATIVEMENT parvenir au plus tard le 15 octobre |
Les demandes pour Val Cenis doivent parvenir avant le 14 septembre |
Les demandes pour Montchavin-les-Coches et le Mont-Dore "Les Mancelles" doivent parvenir avant le 25 septembre |
Les demandes sont traitées au fil de l’eau, soit 1er arrivé, 1er servi. |
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Vacances scolaires d’été (juillet et août) | Les demandes doivent IMPERATIVEMENT parvenir au plus tard le 15 janvier.
Les réponses parviennent aux adassiens courant mars. |
Nouveauté : A partir de 2023, les séjours "juillet/août" seront limités à 2 semaines maximum, ceci afin de permettre au plus grand nombre de familles de partir. |
Par destination, les critères de sélection suivants sont appliqués : - Dossier complet à la date butoir
- Priorité aux « jamais partis » dans les 5 dernières années
- Priorité au plus petit quotient familial
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Vacances Autres saisons | Avant et après les dates butoirs, n’hésitez pas à envoyer vos demandes de séjours pour le printemps et l’automne. |
Les demandes sont traitées au fil de l’eau, soit 1er arrivé, 1er servi. |
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Colonies, BAFA | Les demandes sont traitées au fil de l’eau, soit 1er arrivé, 1er servi. |
Attention, aucun dossier (Jeunesse, Vacances) ne sera traité moins de 7 jours avant la date du début de séjour. |
Pas de limite au nombre de dossiers vacances déposés dans l’année |
Quel est le tarif appliqué pour les vacances / colonies / BAFA ?
- Les sociétaires et associés conventionnés bénéficient des subventions appliquées sur le tarif ADAS-INRAE.
- Les associés et les extérieurs doivent contacter le secteur Vacances (adas-resa-vacances@inrae.fr) pour connaître les tarifs appliqués.
- Les tarifs publiés sur le site ADAS-INRAE sont communiqués sous réserve d’erreur ou d’omission. L’ADAS-INRAE se réserve le droit de répercuter sur ceux-ci d’éventuelles modifications. Les tarifs sont valables aux dates indiquées sauf cas de force majeure.
Taille des logements et Subventions
- Si vous désirez prendre un logement plus grand pour votre propre confort (résidence & gîtes), la subvention sera calculée sur la base du logement qui vous aurait été attribué selon votre composition familiale.
Tarif Week-end
- Le séjour doit impérativement comprendre la nuit du samedi au dimanche.
Plafonds
- Attention : des plafonds de facture sont appliqués pour les locations, les séjours avec demi-pension, avant application du taux d’intervention, lié au QF : 2 100€ de facture par dossier pour les locations (DOM-TOM compris) et 2 800€ pour les séjours avec demi-pension ou pension complète.
Autres frais
- Des frais d’adhésion sont facturés par le CAES-CNRS pour les résidences d’Aussois et de Fréjus.
- Caution : A l’arrivée sur votre lieu de séjour, un chèque de caution peut vous être demandé, il vous sera restitué lors de votre départ, après l’état des lieux.
- Les taxes de séjour sont à la charge des adassiens et doivent être réglées sur place.
Quelles modalités de règlement ?
Moyens de paiement acceptés
- par carte bancaire sur votre espace personnel https://adasservices.inrae.fr/ (paiement en 1 ou 3 fois sans frais)
- par chèque bancaire (à l’ordre de ADAS-INRAE) ;
- par chèques vacances : Les chèques vacances doivent être impérativement libellés à l’ordre de ADAS-INRAE et envoyés en recommandé R1 avec accusé de réception au SAP. Vous devez conserver les talons du chéquier ou noter les numéros de chèques envoyés.
En cas d’annulation, aucun remboursement de chèques vacances ne peut être effectué.
- L’ADAS-INRAE n’accuse pas réception des chèques bancaires, mais accuse réception des chèques vacances
- Nouveauté 2023 : A partir de 2023, il ne sera plus demandé de chèque d’acompte.
Pour les séjours vacances
Votre demande est acceptée | - Le séjour doit être réglé au plus tard 1 mois avant le début du séjour :
- Toute demande de réservation effectuée moins de 30 jours avant la date de début du séjour doit être réglée en totalité avant le séjour
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Votre demande est rejetée | - Le SAP vous proposera d’autres sites et/ou d’autres dates disponibles susceptibles de vous intéresser (pour les vacances d’été uniquement). Il faudra alors vous décider rapidement et répondre par retour de mail. Il est inutile de refaire un dossier, une demande écrite suffit.
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Pour les colonies
Votre demande est acceptée | - Aucune avance financière de l’adassien n’est à faire auprès des organismes.
- Vous recevrez votre facture, déduction faite de la subvention ADAS-INRAE et, s’il y a lieu, de la subvention Fonction Publique (FP).
- Dès réception de la facture, et au plus tard un mois avant le départ, vous devrez régler le montant de votre séjour.
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Votre demande est rejetée | - Le SAP vous proposera d’autres sites et/ou d’autres dates disponibles susceptibles de vous intéresser.
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Les dispositifs particuliers
Les aides Handicap Vacances | Des subventions sont accordées pour les personnes séjournant dans un lieu de leur choix, hors catalogue vacances de l’ADAS-INRAE. La subvention de 10 à 70% est versée pour des séjours avec un minimum de 3 nuitées à partir de janvier 2023. Toutes les informations sur le passeport de l’adassien |
Les aides solidaires | Ces aides sont réservées aux personnes en grande difficulté. Une seule aide solidaire par an avec un très fort taux d’intervention de 95% est possible soit pour un séjour du catalogue vacances, soit un événement proposé par le secteur Evénementiel (hors voyage), soit une colonie du catalogue jeunesse (un séjour par enfant) Toutes les informations sur le passeport de l’adassien |
Modifications de réservation de séjour vacances
Modification de réservation
(séjour prolongé, personne supplémentaire…) | Pour toute modification, il est perçu 30 € de frais de modification. |
Annulations de séjour vacances
L’annulation d’un séjour entraîne des frais, qui varient en fonction de la date de demande d’annulation par rapport à la date de séjour. Toute annulation de séjour doit être transmise par mail au SAP avant le début du séjour (et au plus tard le 1er jour du séjour) avec les pièces justificatives précisant le motif de l’annulation.
Des frais d’annulation d’un montant de 30 € seront systématiquement facturés
Les montants forfaitaires des annulations sont appliqués sur la facture ADAS, et non la facture du prestataire. Ils dépendent de la date d’annulation.
Séjour pris auprès d’organismes |
- Certains organismes – CEVEO, EOLE, GD Vacances, GOELIA, ODALYS, Plein Air, Sandaya, VTF, VVF - proposent des assurances annulation à prendre lors de votre réservation. Attention, l’assurance annulation n’est pas subventionnée et n’est pas remboursée
- Seuls les motifs éligibles et justifiés (maladie, décès) donneront droit au remboursement total ou partiel des frais d’annulation (si l’adassien a souscrit une assurance) et selon les conditions générales de vente spécifiques à chaque organisme. Vous devez en prendre connaissance avant toute réservation.
- Toutes les conditions sont résumées dans le fichier PDF. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à consulter le site web des différents organismes
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Séjour dans les propriétés ADAS-INRAE et autres lieux de séjour |
Délai entre le jour où l’annulation est portée à la connaissance de l’ADAS-INRAE et la date de début de séjour | Annulation non justifiée | Annulation justifiée |
| 30 € de frais d’annulation sont automatiquement déduits du remboursement ci-dessous |
A plus de 30 jours | Remboursement de 75% du prix du séjour | Remboursement de 100% du prix du séjour |
De 30 à 15 jours | Remboursement de 50% du prix du séjour |
De 15 à 8 jours | Remboursement de 25% du prix du séjour |
A moins de 7 jours ou non présentation | Aucun remboursement |
Annulations de colonies
Séjour pris auprès d’organismes |
- N’oubliez pas de lire les conditions d’annulation des prestataires avant de faire votre inscription.
- Si vous souscrivez à l’assurance annulation, reportez-vous aux conditions du contrat.
- Seules les raisons valables et justifiées (maladie, décès...) donneront droit à des remboursements, et seulement si une assurance annulation a été souscrite au préalable, lors de la réservation.
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Les litiges et réclamations
Pour tout dysfonctionnement, (en cours de séjour) vous devez contacter en priorité les campings, les résidences, puis le SAP. Toute réclamation relative au séjour doit être adressée dans le délai d’un mois après la date de retour, par mail à la commission Jeunesse-Vacances – adas-com-jeunesse-vacances@inrae.fr
Chaque cas sera apprécié par la commission et si nécessaire par le conseil d’administration national de l’ADAS-INRAE.
Fichiers
Dans le cadre de la protection de vos données personnelles (RGPD et loi informatique des libertés du 06 janvier 1978 n°78/17), nous collectons les données minimales nécessaires et suffisantes pour vous permettre de bénéficier des prestations choisies.
Aucune de vos données personnelles n’est fournie à des tiers à des fins de démarches publicitaires ou marketing. Toutefois, pour les prestations de voyage, de séjour, de colonies, l’ADAS-INRAE est amenée à transmettre un fichier contenant des données personnelles nécessaires à l’établissement d’une commande nominative ou d’une liste de participants.
L’opposition au traitement de vos données personnelles ne vous permettra plus de bénéficier des prestations de l’ADAS-INRAE.
Si vous voulez faire valoir vos droits sur la protection de vos données personnelles, merci d’envoyer une demande à l’adresse : adas-donneespersonnelles@inrae.fr
Autres informations
Les animaux
Les petits animaux (à l’exception des chiens d’attaque ou de 2ème catégorie) sont acceptés partout où les campings/hébergements/villages/résidences les acceptent. Par contre, l’adassien devra signaler leur présence auprès de la résidence ou du camping et devra prendre toutes précautions afin d’éviter toute dégradation. Les animaux restent sous la responsabilité des propriétaires. Le certificat antirabique est obligatoire. Les animaux devront être tenus en laisse. Les chiens d’attaque ou chiens de 2ème catégorie sont interdits. Le supplément devra être réglé par l’adassien sur place.
La sécurité
Dans les villages de vacances, les campings, les résidences, certaines chambres sont équipées de lits superposés. Selon l’article 6 du décret du 25/08/95, "le couchage en hauteur ne convient pas à des enfants de moins de 6 ans". Le non-respect de cet avertissement relève de la responsabilité des parents.
Les vacanciers respecteront le règlement intérieur des villages de vacances ou des résidences. Ce règlement est consultable sur place. Tout écart (par exemple présence d’animaux non déclarés, tapage nocturne, dégradation…) entraînera des sanctions qui pourraient aller jusqu’à l’exclusion et/ou au refus de réservations ultérieures.
